Artículo Publicado en el Boletín Mensual de PMI Madrid

El pasado 21 de Noviembre, celebramos en PMI Madrid nuestro Congreso Anual con el sugerente título de “Una mirada al futuro de la Dirección de Proyectos”. Además, coincidiendo con los 50 años de celebración de PMI, pudimos celebrar todos/as los/as voluntarios/as y socios/as este aniversario, disfrutando de las ponencias y del intenso networking que se genera siempre en estos encuentros.

Además de las presentaciones programadas, nuestro Grupo de Interés en Análisis de Negocio y Dirección de Proyectos pudo presentar ante todo el auditorio el resultado de uno de los proyectos que hemos incubado a lo largo del año en uno de nuestros equipos de trabajo: “LA MINIGUÍA DE ANÁLISIS DE NEGOCIO Y GESTIÓN DE PROYECTOS”. Sus autores son: Samuel Horche, José Miguel Andrinal, Evis Rosales, Tere Castro, Charo Pérez  y Nathalie Jarrin.

La acogida de la Miniguía fue sensacional y sabemos que estamos haciendo historia con esta primicia a nivel internacional, ya que somos el Capítulo de PMI que está potenciando de una manera más intensa y visible la sincronización y conexión entre las disciplinas del Análisis de Negocio y Dirección de Proyectos, siendo la Miniguía un documento sin precedentes en nuestra comunidad de PMI.

El Grupo de Interés del que nace este proyecto, está esponsorizado por nuestra Presidente, liderado por mi y coliderado por Abel Pérez.

Presentación de la Miniguía en el Congreso a cargo de nuestra Presidente, Evis Rosales

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El lanzamiento por parte de PMI Madrid del Grupo de Interés en Análisis de Negocio y Dirección de Proyectos se basa en la necesidad cada vez más creciente de alinear la Dirección de Proyectos con el trabajo que realiza el analista de negocio en el entorno de un proyecto.

Veremos en este artículo también los principales problemas cuando esta alineación no se lleva a cabo, así como las deficiencias en cuanto a la relación del director de proyectos y el analista de negocio cuando trabajan en un proyecto.

También debemos destacar la importancia del rol del analista de negocio en el entorno de proyectos ágiles en relación a los beneficios que aporta en cuanto a la gestión de los requerimientos que se realizan en un proyecto iterativo, incremental y adaptativo e incorporando valor al rol que debería realizar el product owner o propietario del producto. Para hacer esto, lo vamos a aterrizar en uno de los marcos de trabajo ágiles más utilizados, Scrum.

En el año 2014, PMI identificó cómo la no adecuada gestión de los requerimientos, provocaba que los proyectos no se entregaran con el valor esperado para negocio en más del 59% de los casos. De este modo, una parte muy significativa de los proyectos entrega la solución, pero esa solución no representa valor tangible para negocio. A esto se suma que gran parte del trabajo que realiza el analista de negocio en el proyecto suele originar conflictos de integración. Los más frecuentes son debidos al director de proyectos o al analista de negocio, ya que ambos roles no se conocen o no se integran adecuadamente en los procesos de uno y otro entorno de trabajo.

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En este artículo voy a desgranar las claves de la Transformación Digital u Organizacional que el director de proyectos o analista de negocio encuentra, cuando trabaja en la transformación de su entorno de empresa.

Transformación Digital en las empresas: escenarios

Actualmente, podemos encontrar dos tipos de empresas:

Las empresas nativas digitales: son empresas jóvenes, que se establecen normalmente después de 1980 y que se caracterizan por un contacto muy profundo con las tecnologías digitales.

Las empresas inmigrantes digitales: se crean antes  de 1980  y, aunque no han tenido un contacto tan intenso con las tecnologías, hacen el esfuerzo de adaptarse, tanto a las oportunidades como a las amenazas que de ellas provienen.

Entre estos dos tipos de empresas la tecnología potencia las diferencias de forma tan intensa, que afecta al comportamiento de las personas y a cómo se relacionan y desarrollan a nivel interpersonal en el entorno laboral y esto condiciona los valores y principios sobre los que se basa la propia organización. Es por esto que, cuando hablamos de Transformación Digital, realmente hablamos de una profunda adaptación que requiere cambiar el marco de trabajo en el que las empresas inmigrantes digitales realizan sus operaciones o funciones y también requiere cambiar la forma en la que trabajan los profesionales, incluso afecta a la propia estructura de la organización y, como no, a las expectativas y a la motivación de los/as profesionales de ese ecosistema empresarial.

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Quedan 15 días para nuestro viaje a Chicago. Si regresamos con el importante reconocimiento de PMI Madrid como “Chapter of the Year”, significará que desde el Área de Webinars también habremos hecho bien nuestro trabajo en los últimos años.

Actualmente, en el equipo organizador nos encontramos integrados Francisco Astudillo, José Barato, Miguel Navarro, Luis Larrión y yo mismo, trabajando con mucha ilusión en este importante servicio a socios. Son webinars mensuales a los que asiste un número muy importante de directores de proyectos, PMPs y todo tipo de colaboradores y socios de los Capítulos invitados, de modo que nuestra audiencia es enorme y las inscripciones superan habitualmente las 200. Los ponentes son de enorme prestigio dentro de nuestra profesión y la temática muy diversa, evolucionando al igual que el marco tradicional de la Dirección de Proyectos.

Para que podáis disfrutar de muchos de los Webinars celebrados, os enlazo con nuestro Canal de Youtube: https://www.youtube.com/user/PMIMadridSpainChapte

¡Buen trabajo y Buena suerte!

En mi anterior artículo del Boletín de Abril (podéis encontrarlo en el menú de Socios de la web), os daba mi visión acerca de la importancia de fomentar la colaboración entre el analista de negocio y el director de proyectos y los factores a favor y en contra de que una misma persona pueda desempeñar ambos roles.

Con mis reflexiones orientaba sobre la forma más adecuada de complementar sus actuales perfiles profesionales, con el objetivo de potenciar sus competencias y habilidades en el entorno de los proyectos y en el del análisis de negocio e intentaba ayudar a los responsables de la gestión del talento en las organizaciones, que tienen la responsabilidad de que la simbiosis se lleve a buen término en los proyectos que se lancen en la empresa.

Recordad también la importancia de la gestión no adecuada de los requerimientos como la principal causa actual del mayor fracaso en los proyectos.

Ambos roles deben darse su sitio en el proyecto, ejerciendo un liderazgo común. También señalaba en mi anterior artículo los argumentos a favor y en contra de combinar ambos roles.

Ahora comentaré los conflictos entre ambos roles, las ineficiencias para la colaboración entre el analista de negocio y el director de proyectos, los puntos de fricción y solape de responsabilidades y la necesaria sincronización entre ambos roles para que trabajen en armonía en las organizaciones.

Si todos trabajáramos conforme a las buenas prácticas, todo sería perfecto, pero la cruda realidad es que surgen fricciones y conflictos en el entorno de las Organizaciones entre el BA y el PM.

Un proyecto es algo que hay que construir rodeado de un montón de problemas interpersonales. La relación entre el PM y el BA, si no es fluida, va a impactar directamente en el grado de valor final del proyecto. Este impacto el cliente no está dispuesto a pagarlo. Si no funciona, buscará otro proveedor.

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Fomentar la colaboración entre el analista de negocio y el director de proyectos es un tema actual, pero con muy poca información y documentación académica sobre esta simbiosis o doble rol. Intentaré dar una visión global en este artículo sobre este tipo de relación.

Tradicionalmente, es usual que en proyectos de pequeña dimensión y pequeño riesgo haya un solape de roles.

Vamos a centrar nuestra atención en estas dos figuras y en esa casuística de que la misma persona sea analista de negocio y director de proyectos: ¿esto puede ser bueno para el proyecto en términos de entrega del mismo, en alcance, plazo y costo?, ¿en términos de calidad de producto y de aportación estratégica a la empresa, puede tener otro tipo de consecuencias? Vamos a ir identificando los factores a favor y en contra de que una misma persona pueda desempeñar ambos roles.

Con mis reflexiones y experiencia como analista de negocio y director de proyectos, pretendo orientar a los profesionales que participan en el ámbito de proyectos o realizan el rol de analistas, sobre la forma más adecuada de complementar sus actuales perfiles profesionales, con el objetivo de potenciar sus competencias y habilidades en el entorno de  los proyectos y en el del análisis de negocio.

También intentaré ayudar a los responsables de la gestión del talento en las organizaciones, que tienen la responsabilidad de que la simbiosis se lleve a buen término en los proyectos que se lancen en la empresa, comentando los elementos fundamentales a tener en cuenta a la hora de sincronizar con éxito en un proyecto las funciones asociadas con el rol del analista de negocio y el rol del director de proyectos.

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En este artículo voy a repasar los aspectos más importantes que se han presentado en las diferentes ponencias que han tenido lugar en nuestro último Congreso. Pudimos disfrutar de 7 ponencias de alto nivel que nos situaron frente a un nuevo escenario profesional y nos deben hacer asumir retos en nuestro papel clave en las Organizaciones como Directores de Proyectos.

En la primera ponencia titulada “The next generation Project Manager, are you ready?”, el Vicepresidente de PMI Global, Brian A. Weiss nos presentó el escenario actual de demanda de Project Managers y las previsiones de crecimiento para los próximos 5 años, estimando que serán necesarios 5 millones de Project Managers, habiendo actualmente menos de un 10% disponibles para cubrir la enorme demanda. Esta situación supone un freno importante al desarrollo económico mundial y empresarial porque hay muchas ideas, pero faltan los profesionales que sean capaces de llevar las ideas a la parte operativa y esto se consigue con la disciplina de la Dirección de Proyectos. Brian nos animó a seguir trabajando en el triángulo de capacitación o carrera profesional de PMI. Dicho triángulo está formado por el desarrollo técnico, el desarrollo de negocio y el desarrollo de habilidades interpersonales.

La segunda ponencia “El modelo de madurez de Project Management” corrió a cargo de Fabrizio Tesolato, en la que hizo un repaso sobre las diferentes estructuras organizativas y cómo cada una de esas estructuras organizativas (las tradicionales, las jerárquicas, las de proyectos y las híbridas o matriciales), influyen en la forma en la que se desarrolla la madurez de la Dirección de Proyectos en las empresas. También nos comentó el modelo de madurez de PMI e incidió en la necesidad de convertir al Director de Proyectos en un líder que sea capaz de dirigir una iniciativa empresarial.

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El cambio en las organizaciones debido a la orientación al cliente y la búsqueda continua de diferenciación, junto con el objetivo de obtener una buena rentabilidad en un mercado muy competitivo, provoca que la Dirección de Proyectos sea hoy una disciplina más necesaria que nunca.

Trabajar con equipos distribuidos, la gestión de los especialistas fuera de la empresa, la deslocalización y el cambio en las metodologías de trabajo con el incremento del uso de tecnologías y su enorme potencialidad, son los factores que provocarán la diferenciación de las empresas frente a su competencia.

 En un reciente informe de The Economist – Intelligence Unit (EIU) patrocinado por Microsoft titulado “Changing roles: How technology is transforming business functions” se señala que las organizaciones están utilizando la tecnología para crear nuevos modelos de negocio. Estos nuevos modelos tienen como características que las empresas están cada vez más cerca y cada vez más centradas en los clientes y se preocupan, prioritariamente, de mejorar la productividad y la innovación.

Esta es la cara positiva de los cambios que se generan en las empresas ayudadas por la tecnología, pero el impacto negativo es la complejidad de las funciones del trabajo y la dificultad de los empleados para mantener las habilidades al día. A ello se suma la alta exigencia de los clientes, sus elevadas expectativas y el cambio global en la cultura del trabajo.

El informe señala cuatro hallazgos clave:

1. El trabajo se hará cada vez más complejo. Las cargas de trabajo aumentarán para cada individuo, debido a la necesidad de gestionar de manera rápida gran cantidad de información y de realizar las tareas respondiendo en tiempo real. A ello se añade una mayor demanda de colaboración.

2. La falta de tiempo es el mayor desafío en el futuro. La capacidad de la tecnología para ayudar a las personas a “hacer más con menos” no siempre permitirá a los ejecutivos ahorrar tiempo.

3. La colaboración es fundamental. El trabajo en equipo es ya el modo normal de trabajar, tanto a nivel local como global. La colaboración es la mejor manera de aprovechar al máximo la experiencia individual, de responder rápidamente a los problemas que se generan en el negocio y de impulsar la competitividad. Los departamentos de Recursos Humanos deben promocionar a los especialistas y profesionales autónomos y empleados que tengan las habilidades necesarias para trabajar en un entorno colaborativo con el uso de las tecnologías.

4. La mejor manera de avanzar en los objetivos profesionales es conseguir nuevas habilidades tecnológicas.

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Ya sabemos que la complejidad de un equipo virtual es función de varios factores: barreras temporales, barreras geográficas o de distancia, barreras culturales y el uso intensivo de la tecnología que permita la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. En entornos de equipos localizados no es tan necesario este uso intensivo de la tecnología.

El Director de Proyectos debe seleccionar la tecnología de forma inteligente, de manera que permita establecer los niveles adecuados de comunicación y colaboración entre los miembros del equipo.

En este artículo daré algunas claves para seleccionar la tecnología más adecuada.

Para seleccionar la tecnología tenemos que tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Conocer el nivel de desarrollo del equipo, para ello podemos utilizar el “modelo de desarrollo de equipos” de Bruce Tuckman. Esto nos permitirá saber en qué fase de desarrollo se encuentra el equipo del proyecto.
2. Conocer el tipo de proyectos y su nivel de complejidad ya que, dependiendo de dicha complejidad, será más o menos necesario utilizar una tecnología que promueva un mayor acercamiento social y sea capaz de transmitir mayor contexto.

A continuación, voy a desarrollar esos factores a tener en cuenta para seleccionar la tecnología adecuada.

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Revisando la última entrega de PMI sobre la Gestión del Talento en la Dirección de Proyectos (último informe de tres que elaboró en Noviembre de 2014), os hago llegar varias ideas que pueden ayudarnos a mejorar nuestra profesión y nuestros planes de carrera.

La Gestión del Talento se puede definir como los procesos mediante los cuales el talento necesario o estratégico para la empresa es localizado, desarrollado y retenido por la Organización. En definitiva, buscar a los mejores para que se integren en los proyectos de la empresa.

Las organizaciones llevan a cabo sus iniciativas estratégicas mediante el desarrollo de proyectos y programas. Esta es la forma en la que se realizan los cambios e innovaciones en la empresa. De este modo, las empresas necesitan asegurarse del talento necesario en los proyectos y programas para concluir con éxito estas iniciativas y dotar a la Organización de una ventaja competitiva en el Mercado. Disponer, por tanto, de una adecuada Gestión del Talento para los profesionales de la Dirección de Proyectos resulta ser una iniciativa estratégica.

El informe de PMI sobre Gestión del Talento nos indica que, aproximadamente el 60% de los ejecutivos de grandes empresas, tiene una falta de conocimiento en cuanto a lo que significa la relación Programa/Proyecto-Iniciativa Estratégica de la Empresa.

Alguna de las iniciativas que las empresas han realizado para conseguir gestionar el talento asociado a los profesionales de proyectos, parten de la base de una relación de trabajo intensa entre el Departamento de Recursos Humanos y los ejecutivos de dirección de la empresa. Esto permite que el Departamento de Recursos Humanos pueda centrarse en conocer y definir proactivamente una Fórmula de Gestión del Talento para dichos profesionales de la Dirección de Proyectos.

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